W codziennej organizacji przewozów sporo uzależniony jest od informacji, które pojawiają się jeszcze przed podstawieniem pojazdu. Sama znajomość miejsca odbioru i dostawy zwykle nie wystarcza. Należy ustalić między innymi rodzaj ładunku, jego ilość, wymiary, masę, sposób zapakowania a także warunki, jakie trzeba uwzględnić w trakcie przewozu.
Ważne bywają również godziny pracy magazynu, możliwość wjazdu na teren zakładu czy konieczność zastosowania określonego rodzaju nadwozia. Z perspektywy osoby organizującej transport zwłaszcza problematyczne są dane przekazane z opóźnieniem lub niezgodne ze stanem prawdziwym. Jeśli towar okazuje się większy lub cięższy niż wcześniej podano, przygotowany zamysł może wymagać zmiany. Właśnie w takich okolicznościach widać, że transport i spedycja są procesami, w których pojedyncza informacja może wpływać na kolejne decyzje dotyczące pojazdu, trasy oraz terminu realizacji.
Znaczenie ma też sposób planowania przestrzeni ładunkowej. Niektóre przesyłki można ustawić jedna na drugiej, inne wymagają pozostawienia wolnego miejsca albo odpowiedniego zabezpieczenia. Przy kilku punktach odbioru kolejność rozmieszczenia towarów ma dodatkowe znaczenie, ponieważ ładunek przeznaczony do wcześniejszego rozładunku nie powinien zostać zastawiony przesyłkami, które mają zostać dostarczone w przyszłości. W praktyce takie najmniejsze elementy wpływają na czas niezbędny podczas poszczególnych postojów. Analogicznie wygląda planowanie trasy. Czas przejazdu wynikający wyłącznie z odległości nie uwzględnia wszystkich czynności wykonywanych po drodze. Do harmonogramu powinno się w pewnych sytuacjach doliczyć oczekiwanie na załadunek, rozładunek, kontrole, postoje oraz możliwe utrudnienia komunikacyjne. Przy przewozach wykonywanych na dłuższych trasach znaczenie mają także ograniczenia dotyczące ruchu określonych samochodów. Dlatego godzina dostawy ustalona bez uwzględnienia tych czynników może okazać się trudna do utrzymania.
Usługi transportowe i spedycyjne obejmują też obsługę dokumentacji i przepływ informacji wśród nadawcą, przewoźnikiem oraz odbiorcą. Dokumenty dotyczące przesyłki powinny odpowiadać rzeczywistym danym, ponieważ rozbieżności mogą prowadzić do dodatkowych wyjaśnień i opóźnień. Przy bardziej złożonych przewozach dochodzi konieczność przekazywania aktualnych informacji na kolejnych etapach realizacji. Jeżeli już samochód opuszcza miejsce załadunku w przyszłości niż zakładano, zmiana może mieć wpływ na dalszą część trasy. Nie zawsze znaczy to poważne zakłócenie, ale wymaga sprawdzenia, czy kolejne godziny przyjęcia nadal są możliwe do utrzymania. W praktyce warto rozróżniać sytuacje, które można skorygować niewielką zmianą harmonogramu, od tych, które wymagają ponownego zaplanowania przewozu. Taka ocena zależy w głównej mierze od liczby punktów na trasie, odległości między nimi a także dostępności innych możliwości przewozu.
Przy regularnych zleceniach można zauważyć, że część problemów powtarza się w podobnych miejscach. Przyczyną może być długi czas oczekiwania na magazynie, określone godziny przyjęć, trudny dojazd lub sposób przygotowania towaru do odbioru. Samo wydłużenie czasu przejazdu nie zawsze rozwiązuje taki problem, ponieważ źródło opóźnienia znajduje się oprócz trasą. Dlatego przy kolejnych planach znaczenie mają wcześniejsze doświadczenia i rzeczywiste czasy realizacji poszczególnych etapów. Tyczy się to też przewozów międzynarodowych, gdzie harmonogram może zostać zmieniony przez warunki drogowe, przepisy obowiązujące na danym odcinku lub czas potrzebny na czynności graniczne. Organizacja przewozu wymaga zatem ciągłego porównywania planu z aktualną sytuacją. Czasami najlepszą decyzją jest pozostawienie pierwotnego harmonogramu, a nierzadko niezbędne staje się przesunięcie kolejnego etapu, zmiana kolejności punktów albo ponowne zobowiązanie godziny dostawy.
Dodatkowe informacje: transport morski.