Codzienna obsługa dostaw wymaga implementacji wielu czynności, które na 1-szy rzut oka mogą wydawać się niezależne. Przyjęcie ładunku, sprawdzenie jego ilości, rozmieszczenie w odpowiednim miejscu i późniejsze przygotowanie do wysyłki tworzą jeden ciąg działań. Jeśli któryś odcinek zostanie wykonany z opóźnieniem, kolejne zadania mogą zostać przesunięte.
Z tego powodu usługi logistyczne są na prawdę bardzo często traktowane jako szerszy proces obejmujący nie tylko przewóz, lecz również organizację pracy magazynu i przepływ informacji. W praktyce znaczenie ma wręcz sposób oznaczania towarów. Nieczytelne etykiety, różne nazwy tych samych towarów w dokumentach albo brak aktualnych danych o lokalizacji mogą wydłużyć kompletację. Przy większej liczbie zamówień pojedyncze utrudnienie zaczyna się powtarzać, a wtedy wpływa już na cały rytm pracy. Planowanie logistyki wymaga więc uwzględnienia najmniejszych elementów, które przy małej skali działalności mogą pozostać niezauważone.
Nie każde przedsiębiorstwo utrzymuje swoje zaplecze potrzebne do obsługi wszystkich etapów przepływu towarów. W takiej okoliczności stosowana bywa logistyka zewnętrzna, czyli przekazanie wybranych czynności innemu podmiotowi. Zakres może zostać ograniczony do transportu, niemniej jednak może też obejmować magazynowanie, przygotowanie zamówień, przeładunki albo obsługę zwrotów. Przy ustalaniu takiego modelu istotne jest określenie, gdzie kończą się obowiązki jednej strony, a zaczynają drugiej. Szczególnego znaczenia nabierają momenty przekazania towaru i informacji. Jeżeli wiadomość o zmianie zlecenia dotrze dopiero po rozpoczęciu kompletacji, konieczne może być ponowne przygotowanie przesyłki. Podobne sytuacje występują przy zmianach terminów odbioru. Dlatego procedury powinny uwzględniać także odstępstwa od standardowego przebiegu pracy, a nie jedynie typowy scenariusz.
Przy większej liczbie operacji poszczególne zadania mogą być koordynowane przez operatora logistycznego. Jego zakres pracy może być różny w współzależności od przyjętych ustaleń. W jednym przypadku para się tylko transportem, w innym przejmuje także czynności magazynowe i związane z przygotowaniem wysyłek. Ważnym elementem pozostaje dostęp do danych dotyczących przesyłek, stanów magazynowych i terminów. Bez aktualnych informacji nawet dobrze zaplanowany harmonogram może wymagać modyfikacji. W praktyce kłopoty na prawdę bardzo często ukazują się wówczas, gdy kilka osób korzysta z różnych wersji tych samych danych. Jedna osoba widzi zamówienie jako gotowe, podczas gdy inna ma informację o jego zmianie. Powstaje wtedy konieczność dodatkowej weryfikacji, a czas przeznaczony na obsługę rośnie. Przy wyborze sposobu organizacji procesów trzeba zatem brać pod uwagę nie tylko fizyczny przepływ towaru, ale także to, jak informacje przemieszczają się między magazynem, transportem i odbiorcą.
Istotnym składnikiem jest również zmienność zapotrzebowania. Liczba wysyłek nie za każdym razem utrzymuje się na podobnym poziomie, a okresowe wzrosty mogą powodować większe obciążenie magazynu i transportu. W takich momentach ograniczeniem może okazać się brak wolnych miejsc, niewystarczająca liczba pracowników albo zbyt mała liczba dostępnych terminów załadunku. Problem może wystąpić także w przeciwnym kierunku, gdy utrzymywane przedtem zasoby są wykorzystywane znacznie rzadziej. Dlatego organizacja procesów logistycznych powinna uwzględniać ich rzeczywistą skalę i zmiany zachodzące w czasie. Pomocne jest analizowanie, gdzie powstają przestoje, ile czasu zajmuje kompletowanie zamówień oraz jak na prawdę bardzo często występują korekty dokumentów lub przesunięcia terminów. Takie obserwacje pozwalają wskazać konkretne etapy wymagające zmiany, bez zakładania z góry, że przyczyną każdego kłopotu jest transport albo praca magazynu.
Sprawdź tutaj: etykietowanie.