Rozwój dystrybucji internetowej wiąże się nie tylko z poszerzaniem oferty i obsługą zamówień, lecz też z obowiązkiem prowadzenia wielu procesów administracyjnych i formalnych. Właściciele sklepów on-line muszą uwzględniać przepisy dotyczące dystrybucji, ochrony konsumentów, dokumentacji towarów a także rozliczeń podatkowych. Wraz ze wzrostem liczby zamówień pojawia się więcej zadań, a ich zakres zależy między innymi od rodzaju sprzedawanych produktów, modelu sprzedaży i rynków, na których prowadzona jest działalność. Usługi dla e-commerce obejmują zatem różnorodne obszary związane z organizacją dystrybucji, zapleczem formalnym i panującym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Istotne jest dodatkowo rozdzielenie zadań operacyjnych od obowiązków wynikających wprost z przepisów prawa.
Jednym z kluczowych wycinków działalności internetowej pozostaje księgowość. Obejmuje ona ewidencjonowanie przychodów i kosztów, rozliczanie podatków, przygotowywanie deklaracji a także kontrolowanie dokumentów związanych z transakcjami. W przypadku e-commerce pojawiają się dodatkowe kwestie, takie jak sprzedaż zagraniczna, rozliczenia VAT, prowizje platform handlowych, zwroty płatności czy różnice wynikające z używania różnorakich walut. Nieprawidłowe przypisanie transakcji do okresu rozliczeniowego może powodować konieczność późniejszych korekt. Znaczenie ma również sposób przechowywania faktur i dokumentów sprzedażowych, zwłaszcza gdy zamówienia są obsługiwane przez kilka systemów. Z kolei obsługa prawna dotyczy w głównej mierze regulaminów sklepów, zasad zawierania umów na odległość, reklamacji, zwrotów oraz ochrony danych osobowych. W praktyce dokumenty powinny odpowiadać rzeczywistemu sposobowi prowadzenia dystrybucji. Regulamin przygotowany dla jednego modelu działalności nie za każdym razem będzie uzasadniony po wprowadzeniu nowych metod płatności, dystrybucji na platformach zewnętrznych albo rozszerzeniu oferty o inne kategorie produktów.
Osobnym zagadnieniem są obowiązki związane z wprowadzaniem produktów na rynek. GPSR, czyli ogólne rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa produktów, określa wymagania dotyczące bezpieczeństwa produktów konsumpcyjnych oraz obowiązki poszczególnych uczestników łańcucha dostaw. W sprzedaży internetowej znaczenie mają w głównej mierze informacje identyfikujące produkt, dane producenta albo odpowiedzialnego podmiotu, oraz odpowiednie ostrzeżenia i informacje dotyczące użytkowania. Zakres wymaganych działań zależy od rodzaju produktu i roli przedsiębiorcy w procesie jego sprzedaży. Inne obowiązki może mieć producent, inne importer, a jeszcze inne sprzedawca oferujący towar pochodzący od krajowego dostawcy. Kolejnym obszarem jest BDO, czyli system związany z gospodarką odpadami i obowiązkami ewidencyjnymi. W współzależności od rodzaju działalności przedsiębiorca może podlegać obowiązkowi rejestracji, prowadzenia ewidencji odpadów lub składania odpowiednich sprawozdań. Znaczenie mogą mieć też opakowania wykorzystywane do wysyłki zamówień, w tym kartony, folie i uzupełnienia. Sam fakt prowadzenia sklepu online nie przesądza jednak o identycznym zakresie zadań dla wszystkich podmiotów. Niezbędna jest analiza konkretnych czynności i rodzaju wprowadzanych na rynek towarów lub opakowań.
Wszystkie te zagadnienia łączą się z pojęciem compliance, rozumianym jako dostosowanie działalności do obowiązujących przepisów, wewnętrznych procedur i przyjętych zasad postępowania. W biznesie prowadzącym sprzedaż internetową nie powinno ono ograniczać się do jednorazowego sprawdzenia dokumentacji. Przepisy mogą się przemieniać, a nowe produkty, kanały dystrybucji czy kierunki dostaw mogą powodować powstanie kolejnych zadań. Np rozpoczęcie sprzedaży na rynku zagranicznym może wymagać ponownej analizy rozliczeń podatkowych, zasad informowania konsumentów oraz założeń dotyczących towarów. Identycznie zmiana dostawcy może wpłynąć na przystępność dokumentacji potwierdzającej pochodzenie i zgodność towaru z określonymi wymaganiami. W praktyce ważne jest więc ustalenie, kto odpowiada za poszczególne zadania, gdzie przechowywane są dokumenty i w jaki sposób przekazywane są informacje między osobami zajmującymi się sprzedażą, finansami a także kwestiami formalnymi. Takie podejście daje możliwość uporządkować procesy i określić zakres odpowiedzialności w różnorakich obszarach działalności e-commerce.
Polecana strona: audyt GPSR.